CƠ BẢN VỀ

POWERPOINT

Môn Tin học văn phòng

Trường Đại học Thuỷ lợi

CƠ BẢN VỀ POWER POINT

• Giới thiệu, các thao tác cơ bản trên Microsoft Powerpoint

• Áp dụng và sửa đổi mẫu thiết kế có sẵn

• Tạo trình diễn mới

• Sử dụng Theme và bố cục bản trình chiếu

• Thiết lập Slide Master

• Định dạng Slide

• Chèn, xóa, sao chép, di chuyển Slide

• Chèn bảng

• Chèn đồ họa, tranh ảnh

• Chèn biểu đồ

Giới thiệu PowerPoint

• PowerPoint là chương trình tạo, chnh sửa và thao tác với

các slide, sử dụng trong thuyết trình

• Có thể nhập văn bản với định dạng phong ph

• Có thể thêm các bảng biểu, biểu đồ, sơ đồ tổ chc, hình

v

• Có thể chèn thêm tranh ảnh, đồ họa, m thanh, video và

các hiệu ng chuyển trang

• Có thể tạo các cu hi trc nghiệm đơn giản

Khởi động PowerPoint

• C1: Start / All Programs / Microsoft Office / Microsoft

Office PowerPoint 2013

• C2: Nháy đp vào biểu tượng Microsoft Office PowerPoint

2013 trên màn hình

• C3: Nháy đp vào tên tập tin *.ppt (hoc *.pptx)

• Các phiên bản PowerPoint khác cng thao tác tương t

như vậy

Tạo bản trình chiếu

• Tạo một bản trình chiếu trống

• Nhp chuột vào th File / New / Blank presentation

• Nhn Ctrl+N

• Mở bản trình chiếu đ có

• Nhp File / Open (Ctrl+O) / Chọn đường dẫn đến nơi cha tập tin

cn mở / Chọn tên tệp tin / Open

Làm việc với bảng trình chiếu

• Trước khi tạo bản trình chiếu:

• Ln k hoch cho bn trnh chiu  dng nhp trước khi tạo nó

trên máy tnh

• Sử dụng văn bản cô đọng nht (hạn chế số dòng trong

một slide, số ch trên mi dòng)

• Sử dụng màu sc và hiệu ng một cách hợp l

• Sử dụng tnh tương phản để nhn mạnh nội dung

• Giao diện ca bản trình chiếu và cách thuyết trình có thể

xác định s thành công ca bài thuyết trình

Làm việc với bản trình chiếu

• Soạn văn bản trong slide:

• C1: Nhập văn bản trong th Outline

• C2: Nhập văn bản vào khung Slide

• C1: Nhập văn bản trong th Outline

• Sử dụng th Outline để chèn phn nội dung văn bản

• Dòng đu tiên ngay sau th là tiêu đ ca slide

Làm việc với các bản trình chiếu

• Sử dụng ENTER để tạo tiêu đ cho 1 slide khác

Trong phn nội dung slide, nhn ENTER để thêm mới

dòng có cng cp độ với dòng trên

• Để di chuyển vào trong một cp độ hoc tạo ra cp độ

con, nhn TAB hoc SHIFT+TAB để di chuyển tới cp độ

• Trong phn nội dung, để tạo một slide mới, nhn

CTRL+ENTER

Làm việc với các bản trình chiếu

• Nhập văn bản vào khung Slide

• Sử dụng khung Slide để nhập trc tiếp văn bản, chèn hoc chnh

sửa các mục trên các slide

Làm việc với các bản trình chiếu

• Lưu bản trình chiếu

• Phn mở rộng .ppt (hoc pptx) được gán cho các tập

• tin trình chiếu

• Để lưu một bản trình chiếu mới hoc lưu nhng thay đổi trên bản

trình chiếu đang tồn tại:

• Nhp chuột vào th File/ Save

• Nhp chuột vào nt

• Nhn CTRL+S

• Để lưu một tệp tin đang tồn tại với tên mới, nhp chuột vào th File

/ Save As / nhập tên mới

Làm việc với các bản trình chiếu

• Đóng bản trình chiếu

Nhp chuột vào th File / Close, hoc

• Nhn Ctrl+W hay Ctrl+F4, hoc

Nhn nt trên cửa sổ ng dụng

Làm việc với các bản trình chiếu

• Hiển thị thông tin trên bản trình chiếu

• Để thay đổi cách hiển thị bản trình chiếu, trên th View,

trong nhóm Presentation Views có nhiu ty chọn khác

nhau

• Normal → Cha ba khung: Outline, Slide and Notes

• Slide Sorter → Sử dụng cách hiển thị này để sp xếp lại th t các

slide

• Reading View → Hiển thị slide đy màn hình với thanh tiêu đ trải

ngang ở pha trên và thanh trạng thái trải ngang ở pha dưới

• Slide Show → Chạy trình chiếu

Quản l các slide

• Có nhiu cách thêm các slide

mới

• Trên th Home, nhóm Slides,

chọn New Slide

• Chèn slide mới với bố cục xác

định: th Home / Slides

• Nhp chuột vào mi tên xuống

ca New Slide, sau đó chọn bố

cục ph hợp

• Th Slide, kch chuột vào vị tr

slide muốn chèn rồi g ENTER

Quản l các slide

• Thay đổi bố cục ca slide

• Trên th Home, trong nhóm Slides, nhp chuột vào Layout; hoc

• Nhp chuột phải vào slide trong khung Slide và sau đó chọn

Layout, chọn bố cục cn đổi

• Xóa các slide

• Chọn slide cn xóa, nhn DELETE; hoc

• Nhp chuột phải vào slide và chọn Delete Slide

Quản l các slide

• Sp xếp lại các slide

• Trong cách hiển thị Slide Sorter, nhp chuột vào slide và kéo nó

đến vị tr mới; hoc

• Trong th Outline, nhp chuột vào biểu tượng slide để chọn cả

slide và kéo nó đến vị tr mới; hoc

• Trong th Slides, nhp chuột vào slide và kéo nó đến vị tr mới

Quản l các slide

• Thay đổi Theme

• Để áp dụng một thiết kế trên th Design, nhm Themes, chọn

theme đ được thiết kế sẵn

• Tr chuột vào một theme, để xem trước v bản trình chiếu. Có thể

ty chnh theme sử dụng các ty chọn Colors, Fonts, hoc

Effects

Quản l các slide

• Thay đổi màu nn

• Trên th Design, trong nhóm Background, chọn Background

Styles; hoc

• Nhp chuột phải vào vng diện tch trống trên slide và chọn Format

Background.

Tạo slide ch (Master Slide)

• Slide ch (slide master): là công cụ dng để định dạng

chung cho toàn bộ bài thuyết trình như: định dạng font

ch, size ch, màu ch, ...

• Slide Master gip cho chng ta định dạng hay hiệu chnh

toàn bộ slide trong PowerPoint nhanh và hiệu quả

• Trên th View, trong nhóm Master Views, kch chuột vào

Slide Master

Tạo slide ch

• Slide Master → Ảnh hưởng đến toàn bộ slide trong bản

trình chiếu

• Handout Master → Thay đổi cách các tờ rơi s xut hiện

khi in

• Notes Master → Thay đổi giao diện ca các ghi ch trong

các trang ghi ch

• Slide th nht trong Slide Master quy định bố cục chung

cho mọi slide ca bản trình chiếu

• Hiệu chnh các kiểu bố cục (t slide th 2 trở đi) s ảnh

hưởng đến tt cả các slide dng bố cục đó

• Kết thc chnh sửa: chọn Close Master View

Tạo slide ch

• Chèn chn trang (Footers)

• Trên th Insert, kch chọn Header & Footer

• Chn trang hiển thị lp lại trên mọi slide ở pha dưới

• Apply: áp dụng cài đt đó cho slide hiện tại

• Date and time → Hiển thị ngày giờ cố định hoc t động

cập nhật ngày hiện tại

• Slide number → Chèn số trang slide.

• Footer → Thiết lập chn trang trên mọi slide.

• Don’t show on title slide → Không hiển thị chn trang trên

slide tiêu đ.

• Chèn bảng

Nhp chuột vào biểu tượng Insert

• Table / nhập số dòng và số cột; hoc

• Trên th Insert, trong nhóm Tables chọn

Table, và sau đó kéo trong ô lưới tổng số

lượng dòng và cột cn thiết để tạo bảng

mới

Quản l các đối tượng trong slide

• Định dạng bảng

• Sử dụng các th trên ribbon Table Tools để thc hiện các

la chọn thch hợp như: chọn kiểu trình bày bảng,

thêm/xóa dòng cột, tăng/giảm kch thước dòng/cột, căn l

các ô trong bảng, gộp/tách ô trong bảng,...

Quản l các đối tượng trong slide

• Chèn biểu đồ

• Trên th Insert, nhóm Illustrations, chọn Chart; hoc

• Nhp chuột vào biểu tượng Insert Chart trong bố cục Title and

Content

• Khi kch hoạt tnh năng biểu đồ và chọn loại biểu đồ thì một cửa sổ

hiển thị d liệu s hiện ra

Quản l các đối tượng trong slide

• Th Design, Layout và Format trong ribbon Chart Tools

gip xử l các thao tác v biểu đồ

Quản l các đối tượng trong slide

• Cửa sổ hiển thị d liệu: giống như một bảng trong đó có cha các

dòng và các cột cha các d liệu mẫu

• Một ô là giao ca một dòng với một cột và được ch ra bởi ch cái

ca cột và sau đó là số th t ca dòng

Quản l các đối tượng trong slide

• Select All Button → La chọn tt cả các ô trong cửa sổ

d liệu

• Column Address → Biểu diễn cột cha giá trị hoc nhn

• Axis Headings → Các tiêu đ cột ca chui d liệu xut

hiện trong vng giải thch các chui d liệu (Legend)

• Row Address → Biểu diễn dòng cha các giá trị hoc

nhn

• Categories → Liệt kê tên ca các mục được đt trong

biểu đồ. Nhng tiêu đ này xut hiện trên trục X

• Y Axis Values → Liệt kê các giá trị trong trục Y

• Sizing Handle → Mở rộng bảng d liệu để cha thêm các

dòng và các cột nếu cn

Quản l các đối tượng trong slide

• Thay đổi kiểu biểu đồ: kch hoạt Chart Type

• Bên dưới Chart Tools, trên th Design, trong nhóm Type, nhp

chuột vào Change Chart Type; hoc

• Nhp chuột phải vào biểu đồ và sau đó chọn Change Chart Type

Quản l các đối tượng trong slide

• Chèn hình ảnh

• Trên th Insert, trong nhóm Images, nhp chuột vào Picture; hoc

• Kch chọn Insert Picture trong slide có bố cục là Title and Content

Quản l các đối tượng trong slide

• Thao tác với hình ảnh

• Th Picture Tools Format xut hiện các công cụ để

• gip thao tác với các phn trong bc ảnh đó

• Có thể tăng hoc giảm kch thước ca ảnh

• Có thể di chuyển ảnh đến vị tr khác

Có thể xoay hình ảnh 1 góc ty 

Quản l các đối tượng trong slide

• Tạo khung vin cho ảnh

• Chọn th Format

• Trong nhóm Picture Styles/ chọn mẫu khung vin ph

hợp

Quản l các đối tượng trong slide

• Chèn các đối tượng hình v

• Trong th Insert, kch chọn lệnh

Shapes trong nhóm Illustrations

• Xut hiện cửa sổ Recently used

Shapes

• Kch chọn đối tượng cn v, đưa

chuột vào slide, kéo / nhả chuột để

được đối tượng cn chèn

Quản l các đối tượng trong slide

• Định dạng các đối tượng

• La chọn th Drawing Tools/ Format

• Có thể tô màu đối tượng, thay đổi chiu cao/độ rộng, tô màu vin,

tạo bóng cho đối tượng,...

Quản l các đối tượng trong slide

• Sp xếp các đối tượng

• Kch chọn các đối tượng cn sp xếp

• Trên th Home, nhóm Drawing kch

Arrange. Xut hiện cửa sổ như hình

bên

• Nhóm Order Objects dng để thiết lập

th t trên/dưới ca các đối tượng

được chọn

• Nhóm Group Objects dng để gộp

nhóm các đối tượng

• Nhóm Position Objects dng để căn l

các đối tượng, quay các đối tượng 1

góc ty 

Quản l các đối tượng trong slide

• Chèn các đối tượng đa phương tiện (multimedia)

• chèn Audio

• chèn Video

Quản l các đối tượng trong slide

• Chèn m thanh xuyên suốt nhiu slide:

• Sau khi chèn m thanh, chọn menu Animations / chọn nt

Animation Pane để xut hiện cửa sổ hiệu ng

• Nháy chuột phải vào tên m thanh / chọn Effect Option / trong mục

Stop playing chọn After / nhập số lượng slide cn có m thanh

xuyên suốt, tnh t slide bt đu chèn m thanh / OK

Quản l các đối tượng trong slide

• Chèn video cho 1 slide

• Chọn slide cn chèn video / Insert / Media / Video / Chọn đường

dẫn đến nơi cha file video cn chèn / Chọn tên file video / OK

Tạo ghi ch trong slide

• Ghi ch (Note) gip chng ta tổ chc suy ngh ca mình

v các thông tin trình bày trên mi slide; hoc dng để

“nhc bài” khi thuyết trình

• Th View, kch chọn Notes

• Nhập nội dung ghi ch vào vng này

Tạo liên kết trang (hyperlink)

• Hyperlink: dng để điu hướng đến các trang khác (hoc

các đối tượng khác) một cách nhanh chóng.

• Có thể liên kết tới slide khác trong bài thuyết trình hiện tại

• Có thể liên kết tới file (văn bản, multi media,...) khác trong

máy tnh,...

Tạo liên kết trang (hyperlink)

• Cách tạo liên kết:

• B1: Đánh du đoạn văn bản (hoc đối tượng) cn liên kết tới vị tr

khác

• B2: Trên th Insert / chọn Hyperlink

• B3: Kch chọn Bookmark (ty phiên bản có Bookmark hoc không

có)

• Chọn Place in this document nếu muốn liên kết đến slide khác trong bài

thuyết trình hiện tại. Chọn tiêu đ slide mà ta cn liên kết tới/OK.

• Chọn Existing file nếu muốn liên kết tới file khác. Chọn đường dẫn đến

file cn liên kết/OK

Tạo hiệu ng chuyển trang

• Trên th Transitions, trong nhóm Transition to This Slide,

chọn một phong cách dịch chuyển.

• Chọn More để hiển thị tt cả bộ sưu tập, và tr chuột vào

để xem trước

• Có thể thêm m thanh hoc thay đổi tốc độ trong nhóm

Timing

Tạo hiệu ng cho các đối tượng

• Trên th Animations,

trong nhóm Animation,

chọn More để hiển thị

bộ sưu tập Animation,

hoc

• Trên th Animations,

trong nhóm Advanced

Animation, nhp chuột

vào Add Animation

Tạo hiệu ng cho các đối tượng

Có 4 nhóm hiệu ng:

• Entrance: Hiệu ng

xut hiện

• Emphasis: Hiệu ng

nhn mạnh

• Exit: Hiệu ng biến

mt

• Motion Path: Hiệu ng

di chuyển

Tạo hiệu ng cho các đối tượng

Có thể thiết lập các thuộc tnh sau cho hiệu ng:

• Xut hiện khi nào (Start):

• Kch chuột (On click)

• Cng với hiệu ng trước (with previous)

• Sau hiệu ng trước (after previous)

• Xut hiện trong khoảng thời gian bao lu (Duration)

• Xut hiện trễ bao lu so với hiệu ng trước (Delay)

Tạo hiệu ng cho các đối tượng

Ty chnh hiệu ng:

• Trên th Animations, trong

nhóm Advanced Animation,

chọn Animation Pane

• Kch vào du mi tên xuống

ở hiệu ng cn thay đổi

• Có thể thay đổi cách thc

xut hiện ca hiệu ng, các

hiệu ng đi kèm, thời gian

xut hiện, đ trễ, hoc hy

b hiệu ng (remove)

Tạo hiệu ng cho các đối tượng

• Các hiệu ng ca các đối tượng trong một slide được

đánh số theo th t xut hiện hiệu ng

• Có thể sp xếp lại th t ca các thành phn bng cách

sử dụng các mi tên lên / xuống để thay đổi th t xut

hiện các hiệu ng

• Mi hiệu ng có thể nhận thêm các ty chọn v hướng di

chuyển bng lệnh Effect Options

• Một đối tượng có thể nhận đồng thời nhiu hiệu ng bng

cách kch chọn Add Animation

Trình chiếu

• Trên th Slide Show, trong nhóm Start Slide Show, chọn:

• Trình chiếu t slide hiện tại (From Current Slide)

• Trình chiếu t slide đu tiên (From Beginning), hoc

• Nhn chọn biểu tượng (Slide Show) t các nt hiển thị

trên thanh trạng thái; hoc

• Nhn F5

Tạo bản phát tay (handout)

• Các bản phát tay là bản

in ca bài thuyết trình,

thường được dng để

phát cho người nghe

• Cn xác định bao nhiêu

slide được in trên mi

trang, tối đa lên đến chn

slide trên mi trang

• Trong th File/chọn

Print. Sử dụng ty chọn

Print Layout, trong mục

Settings. Chọn kiểu in

ph hợp

Bảo mật trình chiếu

• Dng mật khu để bảo mật file trình chiếu. File bảo mật

có thể được bảo mật theo nhiu ty chọn: ch cho phép

xem, không được sửa; cho phép xem và chnh sửa file

• B1: Mở file cn bảo mật

• B2: Kch th File/Save as

• B3: Kch Browse/Tool/General Options

• Password to open: mật khu cho phép mở/xem file

• Password to modify: mật khu cho phép chnh sửa file

Xut sang file *.pdf và *.ppsx

Mục đch: Để hạn chế chnh sửa:

• Chọn File /Save As / Chọn vị tr lưu tập tin / nhập tên file

• Trong mục Save as Type ta chọn kiểu file:

• *.pdf: để lưu file dưới dạng PDF

• *.ppsx (Powerpoint Show): để lưu dưới dạng file chạy ca

bản trình chiếu