Microsoft Word cơ bản

Môn: Tin học văn phòng

Nội dung

 Giới thiệu phần mềm soạn thảo Microsoft Word

 Một số thao tác soạn thảo cơ bản

 Thao tác trên khối văn bản

 Định dạng văn bản, đoạn văn bản

 Thiết lập Bullets và Numbering

 Tạo và quản lý các Style

 Tạo mục lục tự động

 Thiết lập Tab

 Tìm kiếm và thay thế văn bản

 Hai bài thực hành

Các thành phần của Microsoft Office

MICROSOFT

DOCUMENT

Text

DOCX

Office

Word

Database

ACCDB

Access

Presentation

PPTX

PowerPoint

Spreadsheet

XLSX

Excel

Giới thiệu và cài đặt Microsoft Word

 Cài đặt bộ Office

 Quan sát các file Word có sẵn trong Explorer (*.doc, *.docx)

 Khởi động Microsoft Word

 Quan sát giao diện chương trình

 phần soạn thảo (trang giấy) rộng nhất

 thanh tiêu đề (title bar) trên đó ghi tên file

 thanh công cụ (tool bar), với các nút chức năng

 các phần phụ khác: thước kẻ (ruler), thanh trượt (slider), thanh

trạng thái (status bar) trên đó có thước zoom

Word trên nền Mac OS X

Word trên nền Windows XP

Microsoft Word &

nội dung văn bản

 Thời trước, các bản viết tay, đánh máy chữ quản lý rất

khó → ghim, kẹp?

 Nếu muốn thêm nội dung vào giữa một đoạn văn sẽ

phức tạp ntn?

 Hiện nay tính năng của Word cho phép soạn thảo văn

bản dài, hơn nữa:

 Lập được mục lục, các tham chiếu, link

 Tạo master document với các văn bản con

 Sử dụng bảng Excel để “cấy” nội dung vào các

trang Word (trộn thư/mail merge)

Microsoft Word &

hình thức văn bản

 Thời trước, trình soạn thảo là công cụ thay thế máy

chữ (typewriter) → chất lượng hình thức rất kém

 Hiện nay tính năng của trình soạn thảo như Word

được nâng cao → tăng chất lượng

 Nhưng thói quen người dùng vẫn theo kiểu đánh

máy chữ 

 Để văn bản đẹp, thống nhất về hình thức: dùng

Style (quy cách/kiểu cách)

Định hình nội dung

 Cách thức:

 Lập ngay “bộ khung” văn bản từ đầu bằng đề mục

(Heading) các cấp

 Trong các styles, Heading thường có font đậm và ở

cấp tiểu mục có thể là font nghiêng

 Hình thức: Đề mục (không có dấu ở cuối)

 Mục đích:

 Giúp cho theo dõi dễ dàng hơn,

 Lập mục lục, di chuyển trong văn bản

Bắt tay làm Bài thực hành 2

 http://coastalstudy.info/THVP/Bai2.docx

 SV edit trên chế độ Draft (tìm trên thẻ VIEW) để thấy được cấu trúc

nội dung, không bị sao nhãng bởi hình thức.

 Demo văn bản có các phần Giới thiệu – Dữ liệu -Tính toán – Kết quả

- Biện luận –Tổng kết – (Lời cảm ơn) -Tài liệu tham khảo.

 SV tạo tiêu đề (title), các heading, tạo mục lục (với style mặc định)

 Tìm kiếm và thay thế “nghiên cứu” bằng “dự án”

 Luyện các thao tác gõ mới, gõ chèn, bôi đen, gõ thay thế, cut-copy-

paste (để chuyển vị trí các đoạn), xuống dòng, nhảy tab, căn lề.

Một số vấn đề nảy sinh

 Font chữ có chân hay không? Cỡ chữ?

 Căn lề? Thụt đầu đoạn? Khoảng cách dòng?

 Đánh số đề mục?

 Dấu câu? Các kí hiệu khác?

 Copy nội dung từ nơi khác vào – chỉnh font?

 Keep Text Only!

 Dùng Format Painter (chổi quét)!

 Chữ có chân (serif) hay không chân (sans)?

 Tra cứu nhận diện font chữ: http://www.identifont.com/

 Thống nhất các font, không chọn quá nhiều:

 Trong tài liệu kĩ thuật: chọn serif cho đoạn văn, serif đậm hay Arial

cho tiêu đề? serif nghiêng (x, y) cho các đại lượng toán học,

typewritter (monospace) cho các câu lệnh máy tính.

 Có nên chọn font thông dụng (Times New Roman, Arial)?

 Times New Roman đăng trên báo và hơi HẸP!

 Những font nào hợp nhau? http://www.will-

harris.com/typepairs.htm

 Font Arial hợp với những font nào?

Mặt phông chữ (font typeface)

 Các font serif chữ đứng và nghiêng: mặc định là bề

rộng các chữ cái không đều → dễ nhận diện chữ, tăng

tốc độ đọc.

 Chỉ trong trường hợp cần đọc rõ từng chữ cái thì nên

đặt bề rộng chữ cái như nhau:

 Trong các từ viết tắt chữ đầu

 Trong web link, địa chỉ email

 Trong các đoạn mã lệnh chương trình máy tính

 Hiện nay, các chữ có khoảng cách đều nhau đều

thường chọn theo một loại font kiểu typewritter

(monospace), như Courier hay ___ Mono.

Khoảng cách đều giữa các chữ cái?

Theo hướng ngang

 Đo khoảng cách:

 em (bề rộng chữ m), en (bề rộng chữ n, = ½m).

 bề rộng dòng chữ: chấp nhận được 45 – 75 kí tự, tốt

nhất ~ 66 kí tự

 nếu văn bản chia nhiều cột, có thể trung bình 40 –

50 kí tự

 Căn chỉnh: Justified / Align Left?

 Không được quá ít chữ: tối thiểu 40 kí tự English,

Justified. Nếu dòng ngắn hơn có thể căn trái.

 Đoạn đầu tiên ngay sau tiêu đề không nên thụt đầu dòng. Thụt đầu

dòng chỉ là để ngăn cách các đoạn với nhau.

 Khoảng cách thụt đầu dòng? 1 em, hoặc 1 khoảng giãn dòng.

 Nếu sắp chữ 11/13 → thụt đầu dòng 11 pt hoặc 13 pt.

 Tối thiểu thụt 1 en = ½ em.

 Thụt sâu: xấu với những đoạn văn ngắn.

 Các đoạn “khối” (block paragraph): căn trái, cách các đoạn trên và

dưới hẳn 1 dòng trống. → chỉ dùng trong thư tín, memo, tài liệu ngắn.

 Các đoạn trích dẫn (quotation): nên thụt lề vào sâu, đổi kiểu chữ

(nghiêng) hoặc giảm cỡ chữ. Đồng thời cần có khoảng cách dòng với

các đoạn thường phía trên và dưới nó.

Các khối chữ và đoạn văn

 KÍch thước phông chữ = cỡ chữ = chiều cao từ đỉnh chữ (d) đến đáy chữ (p)

tính theo điểm (point): VD font 13pt, 12pt, v.v.

 Khoảng cách dòng trên - dòng dưới: cũng tính theo pt

 Nếu khoảng cách dòng = cỡ chữ → sắp chữ đặc sít

 Nếu khoảng cách dòng > cỡ chữ → có khoảng giãn dòng.

 Nếu khoảng cách dòng < cỡ chữ → sắp chữ đặc sít

 Cách kí hiệu: con số cỡ chữ/cách dòng, chẳng hạn: 11/13, 12/12, 18/15.

 Giãn dòng (Line spacing) = 1.0 (Single) hay Multiple: là tỉ số giữa k.cách

dòng và cỡ chữ. 10/12 ~ giãn dòng 120%.

 Một trang toàn chữ: 30 – 45 dòng, mỗi dòng 60 – 66 kí tự → 300 – 500 từ

tiếng Anh.

 Nếu cần > 500 từ/trang → bố trí nhiều cột.

Khoảng cách dòng và cỡ chữ

Các dấu và kí hiệu

 Dấu trống:

 Khoảng trống phân cách từ: Dùng phím Space

 khoảng cách “cứng”: không thể ngắt xuống

dòng. (Ctrl+Shift+Space)

 Dùng khoảng cách cứng ở những chỗ sau: 3,48 m; 3 × 4;

trang 8.

 Cách đặt dấu câu

 Dùng các kí hiệu sẵn có trong Insert - Symbols (±°Δ×≥≈)

trước khi định nhồi công thức toán.

 Phân biệt Shift+Enter và Enter

Các style cơ bản

 Title → tiêu đề

 Heading → các đề mục.

 Heading 1 → đề mục lớn.

 Heading 2 → tiểu mục.

 Đưa con trỏ đến dòng chữ và tìm trên thanh công cụ, mục

HOME - nhóm Style - tìm đến kiểu tương ứng và nhấn chọn.

 Chữ thông thường thì có kiểu là Normal.

Tìm kiếm và thay thế

 Tìm kiếm (để lấy thông tin cụ thể, dò lỗi v.v.). Replace để sửa lỗi hoặc thay

đổi đồng loạt. Ví dụ ban đầu ta gõ VN rồi thay thế đồng loạt thành Việt

Nam

 Ấn Ctrl+F (hoặc click “ống nhòm” hoặc Edit - Find and Replace).

 Hộp thoại Find and Replace xuất hiện.

 Find what [...] -> gõ chữ cần tìm vào. Hoặc trước khi ấn Ctrl+F ta chọn chữ cần

tìm trong toàn văn bản.

 Replace with ... (nếu cần thay chữ mới).

 Có thay thế các từ được viết in/thường không? -> Ấn nút More

Tạo mục lục

 Di chuyển đến cuối (hoặc đầu) văn bản

 Tìm thẻ REFERENCE. Chọn Table of Contents. Chọn một mẫu trình bày.

 Chỉ những heading mới xuất hiện trong mục lục.

 Sau này khi thêm/xoá/đổi chỗ các heading thì cần cập nhật lại (update)

 Cũng có thể chọn lại hình thức trình bày

Lưu tài liệu trên đĩa

 Để chống mất dữ liệu do mất điện/ màn hình xanh / khởi

động lại máy do hệ thống trục trặc / khởi động lại Word do

trục trặc

 Các cách:

 Chọn menu File | Save

 Ấn nút “cái đĩa mềm”

 Ấn phím Ctrl+S

 Lưu Save As … khác Save như thế nào? → một phiên bản

khác.