Microsoft Word cơ bản

Môn: Tin học văn phòng

2b Soạn thảo văn bản cơ bản

Nội dung

 Giới thiệu phần mềm soạn thảo Microsoft Word

 Một số thao tác soạn thảo cơ bản

 Thao tác trên khối văn bản

 Định dạng văn bản, đoạn văn bản

 Thiết lập Bullets và Numbering

 Tạo và quản lý các Style

 Tạo mục lục tự động

 Thiết lập Tab

 Tìm kiếm và thay thế văn bản

 Hai bài thực hành

Nâng cao kĩ năng soạn thảo

 Có lẽ bạn đã biết:

 Kéo chuột để chọn (“bôi đen”) phần văn bản

 Để chọn nhiều dòng (đoạn văn), đưa trỏ chuột ra ngoài lề (hình

mũi tên) và kéo chọn nhanh hơn.

 Nhưng bạn có biết:

 Kích đúp chuột chọn chữ, kích 3 lần chọn đoạn văn?

 Dùng bàn phím cũng chọn bôi đen được, bằng cách giữ Shift

trong khi ấn các phím mũi tên, hoặc tổ hợp Shift+Home,

Shift+End.

Tạo danh sách hoa thị

 Liệt kê một số ý ngắn. Mỗi ý một hoặc vài dòng.

 Gõ riêng các ý này, sau đó chọn các dòng rồi ấn nút hoa thị.

 Hoặc ấn hoa thị ngay từ đầu rồi gõ vào từng ý. Sang ý mới

bằng cách ấn Enter. Kết thúc danh sách, ấn 2 lần Enter.

 Xoá dòng hoa thị thừa.

 Chọn hình hoa thị

Bài thực hành 3

 Tải về file coastalstudy.info/THVP/Bai3.docx

 Cải thiện hình thức văn bản:

 Đánh dấu hoa thị cho 3 nguyên nhân

 Phần số liệu diễn đạt bằng câu chữ lặp đi lặp lại. Hãy thay bằng cách

đặt cột (Tab).

 Yêu cầu văn bản có font chữ Times New Roman 13, căn lề hai bên,

đầu dòng thụt 0,75 cm. Khoảng cách giữa các dòng là 1,15. Khoảng

cách với đoạn trên là 6 pt. Riêng Heading 1 có cỡ chữ 16, Heading 2

là 14 (đậm nghiêng)

→ Hãy thực hiện bằng cách chỉnh style

 Xuất một file template (khi đã có mẫu chuẩn)

 Bonus: xuất dạng HTML và xem trên trình duyệt web

Thao tác thực hành

 Luyện tập gõ chữ: chép đoạn văn được GV chiếu trên màn.

 Thao tác chuyển các câu văn và đoạn văn trong văn bản.

 Hoàn tác: ấn Ctrl+Z (click mũi tên vòng về) nếu thấy sai

 Ấn 1 lần Enter để sang đoạn mới

 Tạo chữ in nghiêng cho các đại lượng toán học, vật lý: Chọn

nhiều chỗ bằng cách Ctrl+bôi đen, rồi cuối cùng mới Ctrl+I

 Tạo chữ đậm cho một số thuật ngữ bằng cách tương tự

Phân cột / định vị Tab

 Nghĩ trước nội dung sẽ chuyển vào các cột. (Tránh lặp từ.)

 Bật thước ngang: chọn thẻ VIEW – tick ô [ ] Ruler.

 Ước chừng bề rộng cột hợp lý. Bấm vào các vị trí trên thước

khởi đầu mỗi cột (VD ba mũi tên trên hình).

 Ấn Tab để chuyển giữa các cột. Có thể dành 1 dòng đậm chỉ

tiêu đề các cột (như hình), nhưng ko nhất thiết!

Kí hiệu đặc biệt

 Chọn thẻ INSERT - Symbol. Quan sát, chọn More symbol…

 Trong bảng, ấn xuống dưới xem các kí hiệu, chọn, ấn nút

Insert

 Ví dụ: ±7°C, 8 × 6

 Nếu kí hiệu đó là đại lượng thì tiết tục viết nghiêng (Δ, π, ϕ)

 Chỉ số dưới: chọn, ấn Ctrl + = , ví dụ H

 Số mũ: chọn, ấn Ctrl+Shift+ = , ví dụ m/s

Mẫu

Sửa kiểu (Style)

 Tại sao sửa? Do yêu cầu văn bản. Ví dụ văn bản Việt Nam yêu cầu đề

mục chữ đen, cỡ 15.

 Đối với các đề mục (Heading 1): Quan sát thanh công cụ: thẻ

HOME, mục Style, tìm Heading 1. Kích chuột phải, chọn Modify ...

 Chỉnh loại font, cỡ font, màu font. Xem mẫu hình nhỏ phía dưới.

 BONUS question:

Làm thế nào đánh số đề mục?

Gợi ý: chọn Numbering

trong mục Format phía dưới.

Sửa kiểu (Style) (2)

 Sửa format đoạn chữ: Times New Roman 13, căn lề hai bên, đầu

dòng thụt 0,75 cm. Khoảng cách giữa các dòng là 1,15. Khoảng cách

với đoạn trên là 6 pt.

 Tìm Style Normal (quy định) đoạn văn bản thường. Kích chuột phải

Modify ...

 Font và màu chữ

 Căn lề đều (Justify)

 Nếu cách dãn dòng đơn giản

có thể chọn các tính năng

ở các nút cạnh đó.

Sửa kiểu (Style) (3)

 Mở hộp thoại định dạng đoạn văn bản

 Nhập các mục quan trọng (xem hình).

 Khoảng cách tới đoạn trên nó = 6 pt.

 Đơn vị pt: font chữ 12 thì các chữ in cao 12 pt.

 Khoảng dãn dòng Multiple = bội số.

 1.15 nghĩa là tăng 15%

so với mức dãn dòng

thông thường.

Lưu file dưới dạng mẫu (Template)

 OK, bây giờ coi như file là chuẩn, Save lại.

 Để áp dụng mẫu chuẩn cho các văn bản sau này?

 Thiết lập lại theo các bước → mất thời gian

 Lấy file này Save as bản mới, copy nội dung mới, chỉnh sửa → mất

thời gian, dễ nhầm

 Giải pháp: Save as Template (*.dotx). Template nghĩa là bản mẫu

(quan sát biểu tượng file template so với file word thường).

 Khi mở file template, word sẽ tạo ra văn bản mới nhưng vẫn chưa

đặt tên. Lần save đầu tiên ta sẽ nhập vào tên file dạng docx. File

template thì vẫn tồn tại y nguyên để dùng sau này.

Xuất file dưới định dạng khác

 Xuất dạng PDF để đọc. Chọn Save as … type → PDF.

 Xuất dạng HTML để lưu thành trang web. Save as … type → Web

page (htm).

 Vào Explorer, kích mở file vừa lưu. Quan sát trang mới xuất hiện trên

trình duyệt.

 Copy nội dung trong file Word, dán vào phần soạn thảo email.

Quan sát xem các định dạng văn bản có được bảo tồn không?